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张世龙2021年12月21日 06:22天道酬勤470

栏目编号是在文档整理过程中赋予的,体现了整理规则,是包含档案文档种类、排列顺序等要素的数字、文字的集合。 段号反映了文件的基本属性,表明了文件在全宗中的位置,是档案的“身份证”。

分段编排原则

1994年发表的《档号编制规则》(da/t13-94 )是规范框架编号编制的重要基准。 该标准制定的栏编号规则适用于用传统的立卷方法整理的文件,但不适用于归档文件的栏编号制作。 但是,该规则确定的唯一性、合理性、稳定性、可扩展性、简洁性的原则及基本编制方法比较科学、合理,应挪作档案的分级编制。

1 .唯一性原则

栏编号必须指向一个,不同的编号对象必须赋予不同的代码,一个代码只表示一个编号对象。 也就是说,一个段号只能对应一个文件,具有唯一性,不能引起重复现象。

2 .合理性原则

栏目结构要适应档案的整理分类体系。 框号保持完整,不随意增加或减少某个代码。

3 .稳定性原则

阶段确定后,一般不能随便改变。 必须在归档文件目录和所有相关的搜索工具、数据库中同步更改需要更改的块编号。 变更型号时,请同时注明原来的型号。

4 .可扩展性原则

为了满足文件扩展的需要,必须确保编号有适当的增量容量。

5 .简单性原则

为了减少代码错误、节约存储空间、提高处理效率,符号的目标是简洁明了。

段号的结构

在规划存档文件的分栏结构时,《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》 )充分参考《档号编制规则》的合理部分,尽量将传统立卷方法整理的文件分栏编号与照片、录音、视频等其他形式的文件分栏编号联系起来

建议以《规则》《年度一保管期限机构(问题)》分类法为基准确定框架结构。 做出这样的选择有两个理由。 一是方便馆室的联系。 二是考虑到塔板结构中的选择是机构(问题),可以保持塔板结构的可视性(尽量将固定项放在塔板结构的左侧,使前段保持一致)。 因此,建议《规则》将条号的基本结构设为:

全宗号-文件门类代码年度-保管期限-机构(问题)代码-物料编号(如图1所示) ) ) ) ) )。

其中,段号的左边是上位代码,右边是下位代码。 上下代码之间用短横线“-”连接,同一级别的代码之间用分隔符“”分隔。

如果规模小,或者文件处理程序不适合按机构(问题)分类,建议《规则》根据编号的基本结构,机构)省略代码。 的结构如下。

全宗号-文件门类代码年度-保管期限-物料编号(如图2所示) )。

另外,在一些部门和地区为了解决纸质文件的数字复制和电子文件的命名、目录制作的要求而使用子气球的概念时,在进行阶段编号编制时,可以在气球之后添加子气球,用间隔编号“”分隔。

编号的编制要求和方法

1 .创建请求

《规则》提出的级号结构充分考虑了文件类型的多样化现状,以及机关和档案馆在文件管理上的不同需求,因此具有很强的普遍适用性。 《规则》建议各地区各部门尽量使用前述统一的分级结构进行分级编排,从而在较大范围内实现文件数据的相互共享,为文件资源在全国范围内的规范统一打下良好的基础。

有些部门或地区在新《规则》上市前先行进行试验,采用其他样式的分级结构时,必须区别对待。

如果采用的栏结构不合理(与《规则》提供的栏结构不同,不能反映本部门或地区的分类方法等)。 在段组要素不齐全(如不设置文件门类、存放期限要素等)、填写方法不规范等)如全宗号不使用四位数代码表示等)的情况下,建议按照《规则》的要求调整。

如果与段号结构采用的分类方案相协调,且没有上述问题,并且能够满足机关档案管理和入馆的需要,则可以考虑在一段时间内保持不变。 即使如此,也必须避免在一个区域内存在多个栏结构,或者在文件入馆前后采用不同的栏结构。 也就是说,必须避免“一地多号”和“一段二号”。 否则,文件资源将被分割,管理容易混乱。

2 .编制方法

(一)全宗号。 全宗号是档案馆给立档公司制作的符号,是4位数字或字母与数字的结合标志,按照《档号编制规则》制作。 全宗号原则上由数字构成,但也可以用“字母数字”制作。 其中,文字是全宗属系代码。 全宗号不到4位的,必须在全宗号之前补零。 例如21全宗的情况下,段号中必须是“0021”。 全宗号第一位为全宗属类码时,必须在全宗属类码之后、数字之前补零。 例如,在A12全宗的情况下,段号设为“A012”。

)2)文件门类代码。 档案文件的文件门类代码由“文档”的两位中文拼音首字母“WS”识别。 其他类别文件,如照片、录音、视频、科技、专业文件等,如果参照《规则》进行整理,则类别代码可以分别设定为“ZP”“ly”“LX”“k”

J” “ZY”;科技、专业门类需要复分的,应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822— 2008)和《国家基本专业档案目录》执行。

(3)年度。年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2010”。

(4)保管期限。按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为30年和10年。保管期限永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y” “D30” "DIO"标识。如果档案整理中使用其他年度的定期保管期限,其保管期限代码为“D+年度”。如定期5年标识为 “D5”,定期15年标识为“D15”。

(5)机构(问题)代码。机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室用“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。

(6)件号。件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如 “0026”。件号应在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“0001”开始标注。

归档章

归档章是档号在纸质文件上的具体体现。在电子文件上,可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上对档号进行标识。不过,这种标识并不是必备的,各地区各部门可以在不增加整理负担的前提下(比如电子文件本来就具备条形码等),根据具体情况灵活掌握。

1. 归档章样式《规则》规定,归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,机构(问题)可以作为选择项。在样式上,《规则》维持六格章样式不变,规格为长45mm,宽16mm,分为均匀的6格(见图3)。为贯彻“简化整理”的理念,一般不建议在归档章上增加其他额外项目,以免给整理工作带来不必要的负担。

在项目位置上,全宗号、年度、机构或问题、保管期限4个项目在归档章的位置保持不变,原《规则》室编件号改为件号,馆编件号改为页数。在填写这些项目时,应严格按照各个项目在归档章上的位置进行,不可随意调换位置,以方便识读,便于档案的管理和利用。

需要说明的是,图3中加注括号的文字为提示性文字,是用来说明各编号项目在归档章中的位置,实际制作归档章时无须刻出,以减小归档章的大小,节省归档章占用的空间。其中标有“*”号的机构或问题项为选择项,不按机构(问题)分类的,归档章上相应位置直接留空即可。对于归档章的材质和外形,《规则》中没有加以规定,各单位可以方便使用为原则自主选择。

2. 盖章要求在纸质文件中,归档章需要逐件标识 在每一件归档文件上,以明确归档文件在全宗中的“坐标”。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导批示或收文章等占用上述位置,可将归 档章盖在首页的其他空白位置,但以上端为宜。归档章不要压住文件字迹,也不宜与批示文字或收文章等交叉。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的,也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。光荣册等光面印刷文件材料,首页无法盖章,也无法在文件首页前另附纸页,可在材料 内第一页上端的空白位置加盖归档章。统计报表等横式文件,在文件右侧居中位置加盖归档章。

在归档章填写上,全宗号、年度、保管期限、件号为必备项,按照本节档号编制规则的有关要求填写即可,但件号不足4位 的,不需补“0”。页数也是必备项,为归档文件中有字页面的数量,用阿拉伯数字标识。机构或问题为选择项,同样按照档号编制规则的有关要求填写(见图4)

不过,为了方便识读,便于手工管理,归档章保管期限也可以使用“永久” “30 年”“10年”简称标识,机构(问题)也可以用“办公室”等规范化简称标识。在全宗指南中,应将机构名称与相应简称加以对照说明。使用问题简称的,则可根据分类方案,直接填写“党群” “行政”“业务”等 (见图5)。

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水、耐久性好的签字笔等,也可使用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章中有些项目比较固定,如全宗号、保管期限、机构(问题)等,有条件的单位可以直接刻在归档章上进行加盖,以减少填写项目的工作量。

作者:国家档案局 闪闪的学姐

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标签: 档案管理
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