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致远oa表单导出(oa表单库)

张世龙2021年12月21日 09:00天道酬勤910

编辑指南:工作中经常遇到流程表格的运用。 OA工作流的表单设计师是最常用的控件使用方法; 本文介绍了工作流引擎流程表单的内容,并详细优化了OA流程表单。 一起看看吧。

现在,企业内部产品大多与工作流程相关,无论是CRM、OA、WMS、ERP等,都有流程引擎APP的场景。

虽然我在工作中一直接触OA,过程形式运用较多,但我发现在以前的使用过程中有可以优化的细节; 因此,请根据应用经验和使用需求整理以下内容,供今后有机会重新设计本模块时参考。

一、流程和表单

工艺泡沫分为两部分,工艺和泡沫; 表单实际上也是过程的一部分,但由于表单的内容很多,所以分别进行了分类。

进程主要是进程节点、进程流的干、进程处理、进程日志、进程权限,表单是页面交互的内容。

二、流程

1. 流程节点

1)节点顺序

进程节点可以设置展示的优先级,但也必须设置节点是否有效。

有些节点当时很有用,在特殊时期不能使用,但如果用增删改审的方式进行管理,容易影响正在进行的流程实例; 因此,通过是否有效直接判断展示节点(无效节点不展示,自动跳过)是最简单快捷的方法。

2 )节点的流动

节点一般分为正向、反向、条件跳跃三种流程。

正向(按节点顺序逐个反向运行)当前节点返回到上一个节点的条件跳转。典型的流程引擎可以设置基本跳转条件,以基于表单中的一个或多个字段来判断条件。 但是,有些条件并不一定可以通过当前表格字段来判断,因此可能涉及多个表格,这将考验条件设置的个性化能力,否则将设置多个进程以使满足不同条件的用户使用不同的进程否则,代码将设置判断条件,以便有开发能力的组织可以根据需要进行调整。 3 )节点变更

节点的变更通常在正在进行的进程(不在条件跳转规则内)的节点之间跳转,结束的进程被退回重新流动; 通常通过流程管理中心进行手动更改,例如管理流程实例、管理员或特殊人员手动更改节点,以及将操作信息记录在流程日志中。

但是,手动操作流程可以增加申请人与修改人的沟通时间,在流程中添加节点修改申请按钮,在申请人提交申请时填写节点修改理由; 根据设定的申请条件触发批准或直接前往修改者,节点变更后,系统通知申请人; 不仅可以纠正原因、规范流程,还可以降低沟通成本。

4 )节点处理

并发)并发处理是指无论进程指定一个人、指定多人还是所有人,都将处理当前节点视为已运行。 否则,无法移动到下一个节点。 例如,有一个审批单要去管理层节点,但有多个平级管理层,他们不同意就不能往下走。 那个节点需要多人同时处理。 还是处理:当前节点上有多人拥有处理权限,如果其中的某个人处理,可以转移到下一个节点,有其他权限但未处理的人可以像进程的抄送一样看到进程。 条件处理:设定个性化处理规则,根据发起人部门、表单域值等条件自动判断处理人,例如集团企业的不同分支机构使用相同的流程,同一节点的不同公司有不同的审批人和不同的审批要求,个人

2. 流程流干

流程大多为主流,但目前流程引擎有项目管理的多任务执行要求,因此涉及支流。

例如,业务订单处理多个小任务需要不同的人同时执行,如果只有一个主流,就只能按顺序执行,不能有效地管理各个小任务的进度; 如果主流能够生成支流,支流也能够导入主流,能够在主流程的页面上有效地管理分支,则流程引擎也能够实现项目管理。

进程主流:单一进程,按顺序运行进程节点; 流支流:可根据条件自动触发分支或手动添加分支,跟进管理分支的进度。

3. 流程处理

工艺处理:工艺处理时选择处理动作(通过、返还),填写处理意见; 意见的处理既有通常的事务性的,也有必须明确表达的,所以有必要灵活设定是否需要处理意见。 流程交接:原处理人员辞职或变更职务时,需将原审批权限交接给新交接人员; 还是经常用于离职人员的交接,这需要与人员的在职状态相关联。 人员离职可以一次性将所有未处理的流程交接给新的交接者。

4. 流程日志

日志主要是为了即使发生问题也能追踪,最好全面覆盖。

通常,过程和表单中进行的所有操作应该都有痕迹,但很多常规痕迹是无效的,如果全部留下来,会浪费服务空间,影响访问速度,但是也有重要的数据,不能轻易修改。 因为要修改必须留下痕迹,所以必须根据使用要求保留日志的内容。

进程日志主要是节点处理的痕迹、表单操作的痕迹;

节点处理痕迹:保留所有节点处理者、处理时间、处理动作、处理意见。 表单操作痕迹:保留表单域的操作者、操作时间、操作动作、操作前后的内容; 表格字段很多,要根据字段的重要性来设定是否留下痕迹,这部分的财务相关数据会涉及更多。

5. 流程权限

进程权限主要分为进程处理权限(启动、批准、特别处理)、表单域权限。

1)处理权限:设置流程发起和审批的权限,流程结束后允许退回的权限:

发起权限主要与角色有关,比如业务员、财务员,根据不同岗位或工作职责划分角色就行了。审批权限与组织架构高度相关,企业内部大多根据人员级别逐一审批,所以权限与组织架构匹配,会让权限管理变得便捷(设置审批层次,根据人员级别顺序往下审批,执行级别没有人员的则跳转下一级别);但也有部分审批与组织层级无关,这部分更简单,直接设置固定审批人或者条件设置审批人就可以了。特殊处理就如前文说的条件跳转或者流程退回,这根据管理制度设定指定处理人就可以了。

2)字段权限:字段在不同节点,对应不同处理人增删改查的权限;例如同一个字段,业务员节点无法填写,主管节点允许填写,职能部门节点不允许填写但允许查看,或者同一个表单在不同节点看到和可以操作的字段都完全不一样。

三、表单

1. 表单构成

表单内容一般由基本信息、逻辑主体、补充说明三部分构成:

基本信息:基本就是常规信息,差不多每个表单都会用到的,例如:发起人、发起组织、发起时间等身份标识,与业务相关的客户基本信息或者合同基本信息等。逻辑主体:流程的主要部分,相当于流程的详细描述,涉及逻辑交互、数据交互等,比如合同具体成交的业务类型、费用、数量、付款和回款信息等。补充说明:作为逻辑主体没有表达清楚的补充说明,例如备注、说明、附件等让相关人员将表单没表达清楚的部分表达清楚。

2. 字段设置

字段设置个性化、灵活性越高,流程引擎能面向的用户则更广,能达到的管理要求也更高。

1)字段排版排序:字段排版、排序要符合用户使用习惯,有逻辑关联的字段要放一起,不要隔开;例如:客户姓名后放了一堆合同信息,最后又放一个客户地址,这样填写和审批都不方便,打乱使用者思维;合理的排序在数据列表展示或导出时都省事不少,表单在使用过程中会不断优化调整,优化后的字段页面上也要及时取消,避免增加页面空值字段。

2)字段查看权限:有的字段比如上传的附件资料,不允许某些节点处理人查阅,则会限制查看。

3)字段编辑权限:不是所有字段在所有节点都允许编辑,所以要根据字段的数据管理要求来设置字段在不同节点的编辑属性。

4)字段留痕:字段修改和留痕关联,重要的字段修改后如果找不到修改人只有系统背锅。有的字段在员工节点填写后,上级节点需要再确认修改;或者流程已结束再修改字段内容的情况就需要将修改痕迹保留下来;留痕就是日志,需要考虑痕迹的重要性,如果重要性不高的字段就不必设置留痕,浪费服务器空间。

5)字段只读:自动填充的关联数据有的能修改,有的不能修改,如果有只读这个控制开关便能更好管理,默认情况应该将自动填充的关联数据都设置只读;设置了只读的字段,一定要关闭必填属性,否则当关联数据空值或者关联失败时,用户是无法提交表单的,设计者应该避免犯这种常规错误。

6)修改字段值:很多流程结束后但需要修改页面内容,需要考虑是否允许不通过节点,直接更改页面表单值,如果允许直接修改已有值,那必须得留痕;但应该尽量避免这种情况,如果直接修改已有值会让流程规范变得更难,使用者对于规范会越来越不重视。

3. 关联数据

1)页面字段数据:表单除了要手动输入的数据外,还有很多数据是由其他表单关联过来的;选择关键字段后会自动带出关联数据,有的表单可能一个字段都不填,打开流程所有数据都自动填充了;有的数据也只需要选择关键字段就自动填充;常规人事、行政审批对数据串联要求不高,但财务或者业务,逻辑关联性较强,涉及数据多,数据串联就变得非常重要。

2)流程相关数据:除了自动填充表单字段数据外,还要将影响审批判断但表单上没有的数据体现出来,便于审批;例如项目请款,同一个合同所有的请款历史、项目信息都应该展示出来,让审批人能快速做审批判断。

4. 常规功能

导入:表单内容一般是手动填写,但有的表单会涉及到数据特别多的情况,就需要导入、导出,特别是财务的账款清单之类的。导出:同样的数据但不同场景有不同的格式要求,要允许设置不同格式的导出模板,以适用不同情况。打印:表单数据大多要打印,添加打印快捷方式,节省用户时间。

上述大概就是我整理的关于工作流引擎流程表单的相关内容,有的部分是关联的但拆开说会显得有点重复,还请见谅,没有想起的内容后面想到再做补充。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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